Gemeindearchive

Symbolbild eines Archivs

Die Zürcher Archivgesetzgebung verpflichtet die Gemeinden dazu, eigene Archive zu führen. Diese Vorgabe ist direkt abgeleitet aus dem verfassungsmässigen Prinzip der Gemeindeautonomie. Der Begriff "Gemeinden" umfasst politische Gemeinden bzw. Einheitsgemeinden,
Schulgemeinden, Kirchgemeinden sowie Zweckverbände und interkommunale Anstalten. Das Staatsarchiv übt die fachliche Aufsicht über die Archive der Gemeinden aus.

Im Kanton Zürich arbeiten Staatsarchiv und Gemeindearchive schon seit über hundert Jahren zusammen. Ein Reglement von 1877 verpflichtete die Gemeinden erstmals, ein Exemplar ihrer Archivinventare im Staatsarchiv zu hinterlegen. 1887 wurden die Gemeindearchive der Aufsicht des Staatsarchivs unterstellt.

Heute berät das Staatsarchiv die Gemeinden in allen Fragen der Informationsverwaltung und Archivierung. Sie finden auf unserer Website auch zahlreiche Hilfsmittel und Unterlagen in schriftlicher Form. Falls Sie Fragen haben zu Aufbewahrungsfristen, zum Klima im Archivraum oder auch zur Umstellung auf elektronische Aktenführung, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen und Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.

Aktuelles

Integrierte Informationsverwaltung für Zürcher Gemeinden: Neues Angebot des Staatsarchivs

Mit Unterstützung des kantonalen Gemeindepräsidentenverbandes (GPV) und des Vereins Zürcher Gemeindeschreiber und Verwaltungsfachleute (VZGV) hat das Staatsarchiv am 1. Januar 2014 das auf fünf Jahre befristete Pilotprojekt "Integrierte Informationsverwaltung" gestartet. Daran beteiligt sind zehn Zürcher Städte und Gemeinden, in denen vom Staatsarchiv rekrutierte Gemeindearchivare den gesamten Lebenszyklus der Informationsverwaltung betreuen und in Projekten zur Umstellung auf die elektronische Geschäftsverwaltung mitarbeiten. 

Dieses Angebot wird nun ab 1. Januar 2019 weiteren Städten und Gemeinden zugänglich gemacht. GPV und VZGV begrüssen die Fortführung des Angebots und die Ausdehnung auf weitere Städte und Gemeinden. Aktuell ist eine Obergrenze von 20 teilnehmenden Städten und Gemeinden geplant. Um Sie über das Angebot zu informieren, organisieren der VZGV und das Staatsarchiv eine gemeinsame Informationsveranstaltung. Diese findet am Mittwoch, 25. Oktober 2017 statt, und zwar von 9 bis 11 Uhr (mit anschliessendem Apéro riche) im Stadthaussaal Effretikon. Neben Vertreter/innen von politischen Gemeinden sind auch Schulgemeinden, Kirchgemeinden und Zweckverbände willkommen.  

Wenn Sie die Einladung für den 25. Oktober erhalten möchten oder Fragen zum Angebot haben, können Sie sich gerne mit Rebekka Wyler (rebekka.wyler@ji.zh.ch, 043 258 50 21) in Verbindung setzen.

Fürsorgerische Zwangsmassnahmen

Der Runde Tisch Fürsorgerische Zwangsmassnamen hat am 13. Dezember 2013 Empfehlungen zur Archivierung von einschlägigen Akten und zur Gewährung von Akteneinsicht abgegeben. Im Rundschreiben des Regierungsrates zur Archivierung und Akteneinsicht vom 20. März 2014 an die Gemeindebehörden und privaten Institutionen hat das Staatsarchiv diese Empfehlungen für den Kanton Zürich präzisiert. Das Rundschreiben des Staatsarchivs zur Aktenlage Administrative Versorgung vom 6. Mai 2010 an die Gemeindebehörden liefert zudem eine Übersicht über Behörden und Akten im Bereich Administrative Versorgung sowie eine Checkliste zur Überprüfung und Sicherung der relevanten Aktenlage. Diese Übersicht und die Checkliste gelten für den gesamten Bereich Fürsorgerische Zwangsmassnahmen.