Archiv

Gestell mit Archivschachteln

Das Archiv ermöglicht es, die Tätigkeit einer Gemeinde anhand von Originalunterlagen langfristig nachvollziehbar zu machen. Deshalb werden im Gemeindearchiv die wichtigsten Unterlagen (beispielsweise Protokolle der Behörden und Dokumente mit rechtssicherndem Charakter) aufbewahrt, zusammen mit einer repräsentativen Auswahl aller anderen Unterlagen.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird entschieden, welche Unterlagen ins Gemeindearchiv kommen. Dieser Vorgang wird als "Bewertung" bezeichnet. Unterlagen, die nicht übernommen werden, werden gelöscht oder vernichtet. Die Bewertung ist eine äusserst verantwortungsvolle Aufgabe, da sie irreversibel ist: Was einmal vernichtet oder gelöscht worden ist, steht nicht mehr zur Verfügung.

Unterlagen, die ins Archiv überführt werden, werden in einem Archivverzeichnis aufgelistet. Gleichzeitig werden sie so behandelt, dass sie langfristig aufbewahrt werden können. Papierunterlagen werden konservatorisch aufbereitet – so werden zum Beispiel Plastik und Metall entfernt –, elektronische Unterlagen werden in archivtaugliche Formate umgewandelt und auf geeigneten Speichermedien abgelegt. In Papierarchiven muss regelmässig das Klima kontrolliert werden, damit die Unterlagen keinen Schaden nehmen. Auf dieser Seite finden Sie nützliche Informationen und Instrumente für die Bewirtschaftung Ihres Archivs.

Leitfaden

Der Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich richtet sich an die Verantwortlichen für Informationsverwaltung und Archiv bei Gemeinden und
Zweckverbänden. In knapper Form und modernem Layout präsentiert er die wichtigsten Grundlagen.

Gedruckte Exemplare können unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellt werden (Kosten: 20 Franken pro Stück).

Bewertungskonzepte

Der Bereich Gemeindearchive des Staatsarchivs hat verschiedene Bewertungskonzepte für wichtige Unterlagenkategorien erarbeitet. Diese Konzepte stellen die Entwicklung der entsprechenden Gemeindeaufgaben sowie der dabei anfallenden Unterlagen dar und zeigen auf, wer für welche Unterlagen verantwortlich war und ist. Daraus werden Bewertungsvorschläge abgeleitet, d. h. es wird festgelegt, welche Unterlagen aus den erwähnten Bereichen ganz oder teilweise archiviert werden sollten, und welche Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden können.

Über Ihr allfälliges Feedback freuen wir uns.

Archivaufbau und Erschliessung

Der 1887 vom Staatsarchiv eingeführte Archivplan für Gemeindearchive kommt bis heute in vielen Gemeinden zur Anwendung. Die damit verbundene Ordnung der Bestände nach Unterlagentypen ist allerdings nicht mehr zeitgemäss und wird in Archiven mit Fachpersonal nicht mehr praktiziert. Ein moderner Archivplan baut auf dem Provenienzprinzip auf. Dies bedeutet, dass die Unterlagen in ihrem Entstehungszusammenhang und nicht nach Sachthemen oder Unterlagentypen archiviert werden.

Das Staatsarchiv empfiehlt, bei der Einführung eines neuen Aktenplans (Registraturplans) auch den Archivplan anzupassen. Wird ein neuer Aktenplan eingeführt, sollen alle
nach dieser Umstellung entstehenden Unterlagen in einem neuen Bestand verzeichnet werden. Die nach altem Archivplan strukturierten und erschlossenen Archivteile (z. B. II B) sollen aber nicht neu geordnet werden, sondern sie bilden in der bestehenden Form einen abgeschlossenen Bestand im neuen Archivplan.

Ausserdem hat das Staatsarchiv Empfehlungen für die archivische Erschliessung erarbeitet.

Schimmel im Archiv

Bei ungünstigen Klimaverhältnissen kann es vorkommen, dass einzelne Archivalien oder ganze Archivbestände von Schimmel befallen werden. Anzeichen eines solchen Befalls können Verfärbungen, pelziger oder pulvriger Belag sowie ein modriger Geruch sein. Schimmel gefährdet die Gesundheit der Mitarbeitenden und beschädigt die Unterlagen im Archiv. Das Staatsarchiv hat einen Ablauf erarbeitet, wie Sie bei Verdacht auf Schimmelbefall am besten vorgehen. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Ansprechpersonen wenden.

Da Schimmelpilz in vielen Archiven und Bibliotheken immer wieder ein Thema ist, hat das Staatsarchiv im November 2016 zwei Informationsanlässe zum Thema Prävention von Schimmel und Umgang mit Schimmelpilzbefall organisiert. Die Präsentationen der Fachleute aus verschiedenen Berufen und Tätigkeitsfeldern stehen Ihnen zum Download zur Verfügung.

Notfallplanung

Die Gemeinden müssen ihre Archive bestmöglichst vor Gefahren schützen. Eine durchdachte Notfallplanung und präventive Massnahmen können schlimme Schäden verhindern, deren Behebung oftmals viel kostet. Um ein schnelles und richtiges Vorgehen im Notfall gewährleisten zu können, sind die Gemeinden dazu verpflichtet, Notfallpläne zu erstellen und eine Liste aktueller Notfalladressen zu führen. Diese sind jährlich zu überprüfen.

Im Hinblick auf Wasserschäden sind mit Kühlhäusern in der Umgebung entsprechende Vereinbarungen zu treffen, damit nasse Akten möglichst schnell eingefroren und später gefriergetrocknet werden können. Es lohnt sich zudem, Kontakt mit den verantwortlichen Stellen für Kulturgüterschutz der regionalen Zivilschutzorganisationen sowie mit der zuständigen Feuerwehr aufzunehmen. Diese können Sie bei der Notfallplanung sowie bei einem allfälligen Notfalleinsatz unterstützen. Schadensfälle sind dem Staatsarchiv mitzuteilen.

Benutzung und öffentliche Zugänglichkeit

Im Gemeindearchiv archivierte Unterlagen stehen gemäss dem Informations- und Datenschutzgesetz IDG und dem Archivgesetz für die Benutzung durch Personen aus der Öffentlichkeit zur Verfügung, sofern sie nicht durch Schutzfristen geschützt sind. Die Ermöglichung der Benutzung ist ein gesetzlicher Auftrag für alle Archive, auch für Gemeindearchive.

Es wird empfohlen, die internen Abläufe bei der Benutzung des Gemeindearchivs zu klären und in einem Reglement Informationsverwaltung und/oder in einer separaten Benutzungsanleitung zu regeln (Musterbeispiele können beim Staatsarchiv angefordert werden). Um eine Benutzung durch verwaltungsexterne Personen zu ermöglichen, sollte das Archivverzeichnis der Gemeinde mit Hinweisen zur Möglichkeit und zum Recht auf Benutzung öffentlich publiziert werden (beispielsweise auf der Gemeinde-Homepage).

Durch aktive Öffentlichkeitsarbeit kann die Präsenz des Gemeindearchivs in der Bevölkerung und dadurch die Benutzung des Archivs gefördert werden.

Weitere Informationen zur Benutzung und Zugänglichkeit des Gemeindearchivs sowie zu möglichen Methoden der Öffentlichkeitsarbeit finden Sie im nachfolgenden Konzept.

Archivverzeichnisse der Zürcher Gemeinden seit 1887

Seit 1887 werden Doppel der Archivverzeichnisse aller Zürcher Gemeinden ins Staatsarchiv Zürich übernommen. Es handelt sich dabei um mehrere Tausend Verzeichnisse von etwa 1'000 Archivkörpern aus der Zeit von 1887 bis in die Gegenwart, die auch in der Archivdatenbank zu finden sind: