Elektronische Informationsverwaltung und Archivierung

Bild einer IT-Verkabelung

Immer mehr Gemeinden haben bereits auf elektronische Informationsverwaltung umgestellt oder planen diesen Übergang. In vielen Gemeinden existieren heute so genannte hybride, d. h. gemischte Ablagen: Ein Teil der Unterlagen liegt elektronisch vor, ein anderer Teil auf Papier. Die elektronische Informationsverwaltung bietet grosse Chancen, stellt uns aber auch vor grosse Herausforderungen und Risiken. Das Staatsarchiv unterstützt und berät die Gemeinden in der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung. Dazu arbeitet es eng mit dem VZGV, mit der IG ICT sowie mit egovpartner zusammen. Ein Projekt für ein Angebot im Bereich elektronische Archivierung ist in Planung. Auf dieser Seite finden Sie nützliche Informationen und Instrumente für die Einführung und Umsetzung der elektronischen Informationsverwaltung.

Leitfaden

Der Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich richtet sich an die Verantwortlichen für Informationsverwaltung und Archiv bei Gemeinden und
Zweckverbänden. In knapper Form und modernem Layout präsentiert er die wichtigsten Grundlagen. Der Leitfaden enthält ein ausführliches Kapitel zur elektronischen Informationsverwaltung.

Projektplan zur Einführung der elektronischen Informationsverwaltung

Die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung stellt eine Gemeindeverwaltung vor grosse organisatorische und technische Herausforderungen. Das Staatsarchiv hat auf der Grundlage bestehender Vorlagen einen Projektplan für die Einführung der elektronischen Informationsverwaltung erarbeitet. Gerne beraten unsere Ansprechpersonen Sie bei Fragen zur Umstellung und zur Projektorganisation.

Basisanforderungen an ein Records-Management-System (GEVER)

Das Staatsarchiv hat ein Papier erarbeitet, das organisatorische und benutzertechnische Basisanforderungen an Records-Management-Systeme (GEVER) formuliert. Es handelt sich dabei nicht um ein Musterpflichtenheft, sondern um eine Diskussionsgrundlage, um die detaillierten Vorgaben der Gemeinde für die Beschaffung einer solchen Software zu erarbeiten.

Was brauchen wir noch auf Papier?

Auch nach der Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung brauchen wir gewisse Dokumente noch auf Papier, sei dies aus rechtlichen oder aus arbeitspraktischen Gründen. Die folgende Handreichung gibt Hinweise, welche Unterlagen weiterhin auch auf Papier abgelegt werden sollen.

Weitere Informationen

Wichtige Hinweise und Unterlagen finden Sie ausserdem auf der Website der KOST. Die KOST ist eine Koordinationsstelle, die von den meisten Kantonen, dem Bund und mehreren Städten getragen wird. Sie leistet wichtige Grundlagenarbeit im Bereich der elektronischen Informationsverwaltung und Archivierung. Sie pflegt zum Beispiel einen international beachteten Katalog archivischer Dateiformate, der diejenigen digitalen Formate auflistet, die langfristig lesbar bleiben und damit für die Archivierung elektronischer Daten geeignet sind.