Jeden Tag produzieren und empfangen Gemeindeverwaltungen je nach Grösse Dutzende, Hunderte oder gar Tausende von Dokumenten in elektronischer Form und auf Papier. Diese Menge an Informationen muss übersichtlich verwaltet werden. Entsprechend haben Gemeinden die Informationsverwaltung so zu organisieren, dass ihr Handeln transparent und nachvollziehbar bleibt. Die Gemeinde muss einerseits den gesetzlichen Anforderungen Folge leisten, andererseits kann sie auf diese Weise reibungslose Geschäftsabläufe garantieren.

Eine professionelle Informationsverwaltung verläuft entlang den drei Phasen des Lebenszyklus von Unterlagen (vgl. Grafik). Dieser gilt sowohl für Akten auf Papier wie auch für elektronische Unterlagen. Auf eine aktive Phase der Laufenden Ablage folgt eine halbaktive Phase der Ruhenden Ablage sowie eine inaktive Phase mit archivierten Unterlagen. Auf dieser Seite finden Sie nützliche Informationen und Instrumente für die Bewirtschaftung der ersten und zweiten Phase des Lebenszyklus.

Leitfaden

Der Leitfaden zur Führung von Gemeindearchiven im Kanton Zürich richtet sich an die Verantwortlichen für Informationsverwaltung und Archiv bei Gemeinden und
Zweckverbänden. In knapper Form und modernem Layout präsentiert er die wichtigsten Grundlagen.

Gedruckte Exemplare können unter der Adresse staatsarchivzh@ji.zh.ch bestellt werden (Kosten: 20 Franken pro Stück).

Musteraktenpläne

Seit den 1980er Jahren stellt das Staatsarchiv den Gemeinden und Zweckverbänden Musteraktenpläne (Registraturpläne, Ordnungssysteme) zur Verfügung. Diese bilden die Leitungsaufgaben (Behörden und andere leitende Gremien), die Unterstützungsaufgaben (Personal, Finanzen, Liegenschaften usw.) sowie das operative "Kerngeschäft" der Gemeinden und Zweckverbände ab. Die Musteraktenpläne enthalten überdies Angaben zur Verantwortung für die Unterlagen, zu den Aufbewahrungsfristen, den dazugehörigen gesetzlichen Grundlagen sowie zur Archivierung.

Im Folgenden finden Sie die aktuellen Aktenpläne für politische Gemeinden, Schulgemeinden sowie für reformierte und katholische Kirchgemeinden. Die PDF-Datei enthält jeweils eine Einleitung mit Erklärungen zu den neuen Aktenplänen und ihrer Handhabung sowie die Struktur des Aktenplans. Die Excel-Datei enthält den kompletten Musteraktenplan sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Der Aktenplan kann von der Gemeinde an ihre eigenen Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden. Dabei steht Ihnen das Staatsarchiv gerne beratend zur Seite. Weiter steht der Aktenplan als vorbereitete elektronische Ordnerstruktur zur Verfügung, die Sie direkt in Ihre Laufwerke übernehmen können.

Für Zweckverbände stehen Aktenpläne als Excel-Dateien zur Verfügung. Diese enthalten die komplette Struktur des Aktenplans sowie zusätzliche Angaben (Aufbewahrungsfristen, Vorschläge für die Archivierung, Federführung). Die Aktenpläne können von den Zweckverbänden an ihre jeweiligen Bedürfnisse und Strukturen angepasst werden. Zurzeit sind noch nicht für alle Typen von Zweckverbänden Musteraktenpläne erarbeitet. Wenn Sie einen Musteraktenplan für Ihren Zweckverband benötigen, wenden Sie sich bitte an das Staatsarchiv.

Jede Gemeinde und jeder Zweckverband entscheidet selbst, ob und wann die Ablage auf einen neuen Aktenplan umgestellt werden soll. Gründe für eine Umstellung auf einen neuen Aktenplan können Fusionen, die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung oder eine generelle Unzufriedenheit mit dem aktuellen Zustand der Ablage sein.

Das Staatsarchiv hat ein Dokument erarbeitet, das über das korrekte Vorgehen bei der Neuorganisation bei Einführung eines neuen Aktenplans informiert.

Reglement Informationsverwaltung

Das Reglement Informationsverwaltung, das Verantwortlichkeiten und Abläufe regelt, ist ein wichtiges Element der rechtskonformen Informationsverwaltung. Das Staatsarchiv hat eine Vorlage für ein Reglement Informationsverwaltung erarbeitet, das die Gemeinden als Word-Dokument herunterladen und ihren Bedürfnissen anpassen können. Bei Fragen können Sie sich gerne an unsere Ansprechpersonen wenden.

Negativliste zur Bereinigung von Dossiers

Im Rahmen der rechtskonformen Informationsverwaltung werden Unterlagen in Dossiers geführt. Umfangreiche Dossiers können auf Papier wie auch elektronisch schnell unübersichtlich werden. Deshalb rät das Staatsarchiv, bei Geschäftsabschluss
nicht geschäftsrelevante Dokumente aus dem Dossier zu entfernen bzw. zu löschen. Die Negativliste des Staatsarchivs unterstützt Sie dabei.

Informationssicherheit: Zugang zu Ablagen und Archiven

Alle Gemeindeverwaltungen bearbeiten sowohl Personendaten als auch besondere Personendaten. Das vorliegende Konzept informiert über den Umgang mit diesen sensiblen Daten. Es enthält auch Hinweise, wie der Zugriff auf heikle Unterlagen sowohl in der Ablage wie auch im Archiv einfach und sicher geregelt werden kann.