Wichtige Begriffe in der Informationsverwaltung

Das nachstehende Glossar erläutert die wichtigsten Begriffe rund um die Informationsverwaltung und die Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv.

Ablieferung

Übergabe der als archivwürdig bewerteten Unterlagen ans Archiv. Die Ablieferung erfolgt durch die öffentlichen Organe.

Ablieferungspaket (Submission Information Package SIP)

Archivwürdige Unterlagen aus Datenbanken, Fileablagen oder Geschäftsverwaltungssystemen müssen losgelöst vom Ursprungssystem und strukturiert an ein Archiv abgeliefert werden. Das Ablieferungspaket enthält die eigentlichen (Primär-) Daten sowie die dazugehörigen Metadaten.

Ablieferungsvereinbarung

Hält die Bewertungsentscheide zum Aktenangebot fest und legitimiert das öffentliche Organ zur Vernichtung der als nicht archivwürdig bezeichneten Unterlagen.

Akten (Unterlagen)

Akten sind schriftliche, elektronische und andere Aufzeichnungen der öffentlichen Organe sowie ergänzende Unterlagen. Akten entstehen aus einem Verwaltungsakt bzw. Geschäftsvorgang und besitzen Geschäftsrelevanz.

Aktenangebot

Auflistung aller Akten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die das öffentliche Organ deshalb vor der Vernichtung dem Archiv zur Übernahme anbietet. Es enthält mindestens eine Liste der angebotenen Aktengruppen/Serien, deren Laufzeiten (von-bis-Daten) und deren Umfang.

Aktenführung

siehe Informationsverwaltung

Aktenplan

siehe Ordnungssystem

Anbietepflicht

Gesetzliche Pflicht der öffentlichen Organe, nicht mehr benötigte Akten vor der Vernichtung dem Archiv anzubieten. „Nicht mehr benötigt" bedeutet, dass die interne oder gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Archiv (Endarchiv)

Einrichtung zur dauernden authentischen Überlieferung der Tätigkeit der öffentlichen Organe durch Übernahme, Erschliessung, Bewahrung und Vermittlung archivwürdiger Unterlagen.

Archival Information Package (AIP)

siehe Archivinformationspaket

Archivinformationspaket (Archival Information Package AIP)

Ablieferungspakete werden nach dem Ingest in Archivinformationspakete umgewandelt. Diese beinhalten u. a. auch Informationen zur Historie der bisherigen Bearbeitungen bzw. Migrationen im Archiv sowie Attribute, die Integrität und Authentizität gewährleisten können.

Archivinformationssystem (AIS)

Software zur Erschliessung (Verzeichnung) von Archivalien, zur Recherche im Archivbestand (auch online) und zur Verwaltung von Ablieferungen.

Archivwürdigkeit

Kriterium für die Übernahme von Unterlagen ins Archiv zur dauernden Aufbewahrung. Archivwürdige Unterlagen sind für die Dokumentation des staatlichen Handelns besonders aussagekräftig und eignen sich als historische Quellen.

Aufbewahrungsfrist

Frist, während der abgeschlossene Geschäfte beim öffentlichen Organ aufbewahrt werden müssen, weil sie für die Aufgabenerfüllung noch benötigt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, muss die Aufbewahrungsfrist pro Aktengruppe intern definiert werden.

Auslieferungsinformationspaket (Dissemination Information Package DIP)

Paket, das im elektronischen Lesesaal entsprechend der Anfrage und der Zugriffsrechte ausgehändigt wird.

Bestandsanalyse und -pflege (Preservation)

Vorgehen zur Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von (elektronischen) Unterlagen. Dies beinhaltet u. a. die Konvertierung in neue Dateiformate.

Bewertung

Analyse der Unterlagen bezüglich ihrer Archivwürdigkeit. Führt zur Auswahl der dauernd aufzubewahrenden Teile eines Aktenangebots.

Dissemination Information Package (DIP)

siehe Auslieferungsinformationspaket

Dossier

Als Dossier gilt die Gesamtheit der relevanten Akten (Unterlagen) zu einem Geschäft. Grundsätzlich entsteht pro Geschäft ein Dossier.

eCH-0160

Technischer Standard, der vorgibt, wie Ablieferungspakete strukturiert sein müssen, welche Metadaten sie enthalten und welche Dateiformate erlaubt sind.

eCH-0165

Technische Spezifikation des SIARD-Dateiformats für die langfristige Erhaltung von relationalen Datenbanken.

eCH-0175

Modell des elektronischen Ablieferungsprozesses für Dossiers.

eCH-0193

Technischer Standard, der vorgibt, wie Auslieferungsinformationspakete strukturiert sein müssen und wie der Prozess der Auslieferung abläuft.

Fachanwendung (Fachapplikation)

Software, die beim öffentlichen Organ der Verwaltung geschäftsrelevanter Daten dient (beispielsweise Stammdatenverwaltung) und über fachspezifische Funktionen verfügt.

Federführung

Die federführende Stelle bzw. Person ist dafür verantwortlich, dass das Dossier vollständig und nachvollziehbar geführt wird und alle geschäftsrelevanten Unterlagen darin abgelegt sind.

Geschäftskontrolle GeKo

Software zur kontrollierten Bearbeitung und Verwaltung der Geschäfte eines öffentlichen Organs. Die Funktionalitäten umfassen normalerweise Fristenkontrolle, Workflow-Überwachung sowie statistische Auswertungen. Früher übernahmen Register oder Karteien diese Funktionen.

Geschäftsrelevanz

Geschäftsrelevant sind jene Dokumente und Informationen aus einem Geschäftsvorgang/Verwaltungsakt, die zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsverlaufs unverzichtbar sind.

Geschäftsverwaltungssystem GEVER

siehe Records Management System RMS

Informationsverwaltung (Aktenführung, Records Management, Schriftgutverwaltung)

Gesteuertes und geordnetes Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Archivieren, Vernichten, Suchen und Finden von Informationen, die im Lauf der Geschäftstätigkeit entstehen. Das öffentliche Organ verwaltet seine Information so, dass das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und die Rechenschaftsfähigkeit gewährleistet ist.

Ingest

Prozess, in dem die Inhalte eines Ablieferungspakets in ein Archivinformationssystem (Metadaten) und Repository (Primärdaten/Dateien) eingespiesen werden (Bildung
eines Ablieferungspakets (AIP)). Dazu wird eine spezifische Software benötigt.

Laufende Ablage

Ablage (physisch oder digital), in der die laufenden, noch nicht abgeschlossenen Geschäfte aufbewahrt werden.

Lebenszyklus von Unterlagen (Life Cycle)

Zentrales Konzept der rechtskonformen Informationsverwaltung. Unterscheidet drei Lebensphasen von Unterlagen: Die Laufende Ablage, die Ruhende Ablage und das Archiv.

Metadaten

Beschreibende Informationen über Akten. Z. B. Titel, Entstehungszeitraum, Signatur usw.

OAIS-Modell (ISO-Standard 14721:2012)

Das Open Archival Information System ist ein Referenzmodell
für ein dynamisches, erweiterungsfähiges elektronisches Archiv.

Ordnungssystem (Aktenplan, Registraturplan)

Systematische Einteilung der anfallenden Unterlagen nach Aufgaben und Prozessen eines öffentlichen Organs. Das Ordnungssystem steuert die Ablage der einzelnen Dossiers. Wird verwendet für die Festlegung von Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechten, Aufbewahrungsfristen, Standorten usw.

Pre-Ingest

Prozess zur Bildung eines Ablieferungspakets. Dazu wird eine spezifische Software benötigt.

Preservation

siehe Bestandsanalyse und -pflege

Records Management

siehe Informationsverwaltung

Records Management System RMS (GEVER)

Software, die neben den Funktionalitäten einer Geschäftskontrolle auch die digitale Dokumenten- bzw. Dossierverwaltung ermöglicht. Die elektronische Geschäftsverwaltung umfasst somit drei Elemente: Dossierbezogene Aktenführung, Ablaufsteuerung und Geschäftskontrolle. Ein RMS ist Voraussetzung für die rechtskonforme digitale Aktenführung.

Registraturplan

siehe Ordnungssystem

Repository

Elektronisches Archiv (Serverinfrastruktur) sowie verwaltetes Verzeichnis zur Speicherung und Beschreibung von digitalen Objekten. Für die Verwaltung wird eine spezifische Software benötigt.

Ruhende Ablage (Vorarchiv)

Ablage (physisch oder digital), in der die abgeschlossenen Geschäfte während einer bestimmten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Schriftgutverwaltung

siehe Informationsverwaltung

Submission Information Package (SIP)

siehe Ablieferungspaket

Unterlagen

siehe Akten